இந்தியாவில் சிறு வணிகங்களுக்கான இலவச PDF கருவிகள்

இந்தியாவில் ஒரு சிறு வணிகத்தை நடத்துங்கள், உங்கள் நாள் சிறிய document வேலைகளால் நிறைந்திருக்கும். PDF-ஆக அனுப்ப வேண்டிய ஒரு GST invoice. ஒரு vendor ஒரே கோப்பாக விரும்பும் மூன்று purchase orders. WhatsApp-இல் அனுப்ப முடியாத அளவுக்கு பெரிதாக இருக்கும் ஒரு quotation. உங்கள் கையெழுத்துக்காக காத்திருக்கும் ஒரு ஒப்பந்தம். ஒரு client email செய்த, forward செய்வதற்கு முன் சுத்தமான PDF-ஆக நீங்கள் வேண்டிய ஒரு Word கோப்பு. இவை எதுவும் கடினம் அல்ல. அவை கூடிக் கொண்டே போகின்றன, மேலும் வாரத்துக்கு பத்து நிமிடம் செய்யும் வேலைக்கு பெரும்பாலான paid software உங்களிடம் மாதாந்திர கட்டணம் வசூலிக்கிறது.

இது docuconverter-இன் சொந்த கருவிகளின் ஒரு தொகுப்பு, ஒரு சிறு வணிகம் உண்மையில் செய்யும் வேலைகளுக்கு map செய்யப்பட்டுள்ளது. இது மற்ற apps-உடன் ஒரு ஒப்பீடு அல்ல. ஒவ்வொரு கருவியும் எங்கே நின்றுவிடுகிறது என்பதைப் பற்றி நேர்மையாக இருக்க முயன்றுள்ளேன், எனவே அதனால் செய்ய முடியாத ஒன்றை எதிர்பார்த்து நீங்கள் அதை நோக்கிச் செல்ல மாட்டீர்கள்.

scope பற்றி ஒரு சிறிய குறிப்பு

list-க்கு முன், இந்த கருவிகள் என்ன செய்யாது என்பது இங்கே, எனவே நீங்கள் அதைச் சுற்றி திட்டமிட முடியும். OCR இல்லை. ஒரு scanned invoice-ஐ — ஒரு photo அல்லது ஒரு flatbed scan — நீங்கள் upload செய்தால், image-க்குள் உள்ள உரை ஒரு image-ஆகவே இருக்கிறது. அதை நீங்கள் search செய்யவோ அல்லது மீண்டும் editable text-ஆக மாற்றவோ முடியாது. கையெழுத்திடுதல் என்பது நீங்களே type செய்த அல்லது வரைந்த உங்கள் சொந்த கையெழுத்தை page-இல் வைப்பதைக் குறிக்கிறது; அது ஒரு சட்டப்பூர்வ e-sign trail உள்ள certificate-அடிப்படையிலான digital signature அல்ல. மேலும் ஒரு anonymous பயனராக, ஒரு sign-in prompt-க்கு முன் ஒரு நாளுக்கு இரண்டொரு மாற்றங்கள் உங்களுக்குக் கிடைக்கும். Sign in செய்வது Google மூலம், card தேவையில்லை.

வணிக ஆவணங்களுக்கு முக்கியமான privacy பற்றி: உங்கள் கோப்புகள் வேலையைச் செய்ய process செய்யப்படுகின்றன, பிறகு நீங்கள் முடிவை download செய்த சுமார் 30 நிமிடங்களுக்குப் பிறகு server-இலிருந்து நீக்கப்படுகின்றன. அவை வைக்கப்படுவதில்லை, index செய்யப்படுவதில்லை, விற்கப்படுவதில்லை. அதைப் பற்றி கடைசியில் கூடுதலாக உள்ளது.

வேலைகள், ஒரு கருவிக்கு map செய்யப்பட்டது

இங்கே சுருக்கமான பதிப்பு. கீழே உள்ள பகுதிகள் ஒவ்வொன்றையும் விளக்குகின்றன.

தினசரி வேலை	docuconverter கருவி	நேர்மையான வரம்பு
GST invoice அல்லது quote-ஐ PDF-ஆக	/convert/word-to-pdf	மிக கனமான layouts சற்று நகரக்கூடும்
Purchase orders-ஐ ஒரே கோப்பாக merge செய்தல்	/convert/merge-pdf	ஒவ்வொரு input-ம் ஏற்கனவே ஒரு PDF-ஆக இருக்க வேண்டும்
Email அல்லது WhatsApp-க்கு ஒரு PDF-ஐ சுருக்குதல்	/convert/compress-pdf	OCR இல்லை; presets, per-image control அல்ல
ஒரு ஒப்பந்தத்தில் கையெழுத்திடுதல்	/edit-pdf	உங்கள் சொந்த கையெழுத்தை வைப்பது, certificate e-sign அல்ல
ஒரு client-இன் Word கோப்பை convert செய்தல்	/convert/word-to-pdf	அரிதான fonts மாற்றப்படக்கூடும்

ஒரு GST invoice அல்லது quotation-ஐ PDF-ஆக மாற்றவும்

பெரும்பாலான invoices மற்றும் quotations Word அல்லது Google Docs-இல் வாழ்க்கையைத் தொடங்குகின்றன. பிரச்சினை என்னவென்றால், ஒரு .docx கோப்பு fonts மற்றும் Word version-ஐப் பொறுத்து ஒவ்வொரு machine-இலும் வித்தியாசமாகத் தோற்றமளிக்கிறது. உங்கள் invoice-ஐ ஒரு பழைய version-இல் திறக்கும் ஒரு வாங்குபவர் table உடைந்து விழுவதைப் பார்க்கக்கூடும். ஒரு PDF அந்த அபாயத்தை அகற்றுகிறது — அது எல்லா இடங்களிலும் ஒரே மாதிரியாகத் தோற்றமளிக்கிறது, ஒரு GST number மற்றும் ஒரு தொகையுடன் இணைக்கப்பட்ட ஒரு ஆவணத்தில் நீங்கள் சரியாக விரும்புவது அதுதான்.

/convert/word-to-pdf-ஐப் பயன்படுத்தவும். .docx-ஐ drop செய்யுங்கள், PDF-ஐ download செய்யுங்கள், உங்கள் email அல்லது உங்கள் accounting portal-இல் attach செய்யுங்கள். Layout, tax table, totals — அவை தங்கள் இடத்தைப் பிடித்துக்கொள்கின்றன.

நேர்மையான வரம்பு: மிக கனமான ஒரு layout — பல nested tables, இறுக்கமான margins, ஒரு custom header — ஒரு வரி அல்லது இரண்டால் நகரக்கூடும். அதை அனுப்புவதற்கு முன் PDF-ஐத் திறந்து total row-ஐச் சரிபார்க்கவும். ஒரு standard GST invoice template-க்கு, வெளியீடு நம்பகமானது.

Purchase orders-ஐ merge செய்யுங்கள், அல்லது bills-இன் ஒரு தொகுப்பை bundle செய்யுங்கள்

Vendors மற்றும் buyers பெரும்பாலும் ஐந்து அல்ல, ஒரே கோப்பை விரும்புகிறார்கள். ஒரே shipment-க்கான மூன்று purchase orders. உங்கள் accountant-க்கு ஒரு மாத bills. ஒரே client-க்கான delivery challans-இன் ஒரு தொகுப்பு. அவற்றைத் தனித்தனி attachments-ஆக அனுப்புவது ஒரு தொலைந்த page-க்கும் ஒரு follow-up email-க்கும் வழிவகுக்கிறது.

/convert/merge-pdf-ஐப் பயன்படுத்தவும். நீங்கள் விரும்பும் வரிசையில் கோப்புகளைச் சேர்க்கவும், தேவைப்பட்டால் மறுவரிசைப்படுத்த drag செய்யவும், ஒரு ஒற்றை இணைக்கப்பட்ட PDF-ஐ download செய்யவும். ஒரே கோப்பு, வரிசையில், file செய்ய எளிது, forward செய்ய எளிது.

நேர்மையான வரம்பு: merge PDF-களை இணைக்கிறது. உங்கள் purchase order இன்னும் ஒரு Word கோப்பாக அல்லது ஒரு JPG photo-வாக இருந்தால், முதலில் அதை PDF-ஆக convert செய்து, பிறகு merge செய்யவும். கருவி கலந்த formats-ஐ ஒரே pass-இல் தைக்காது.

Email அல்லது WhatsApp-இல் அனுப்பும்படி ஒரு PDF-ஐ compress செய்யுங்கள்

இதைத்தான் சிறு வணிகங்கள் அதிகம் சந்திக்கின்றன. ஒரு scanned ஆவணத் தொகுப்பு, ஒரு product catalogue, photos உள்ள ஒரு கையெழுத்திட்ட ஒப்பந்தம் — மேலும் கோப்பு 12 MB. Gmail attachments-ஐ 25 MB-இல் cap செய்கிறது, பல client inboxes அதைவிட குறைவாக இருக்கின்றன, மேலும் WhatsApp-இன் document limit என்பது ஒரு பெரிய PDF bounce ஆகிறது அல்லது patchy data-வில் மெதுவாக அனுப்பப்படுகிறது.

/convert/compress-pdf-ஐப் பயன்படுத்தவும். ஒரு preset-ஐத் தேர்ந்தெடுங்கள், before-and-after size-ஐப் பாருங்கள், download செய்யுங்கள். 1-10 MB வரம்பில் உள்ள ஒரு text-heavy கோப்புக்கு, Recommended preset பொதுவாக காட்சி ரீதியான quality loss இல்லாமல் அதை email limits-க்கு நன்கு கீழே கொண்டு வருகிறது. ஒரு photo-heavy catalogue-க்கு, Strong preset மேலும் சென்றாலும் images-ஐ மென்மையாக்குகிறது, எனவே அனுப்புவதற்கு முன் அவற்றைச் சரிபார்க்கவும்.

நேர்மையான வரம்பு: OCR இல்லை. ஒரு scanned ஆவணம் ஒரு image-ஆக compress ஆகிறது, மேலும் உள்ளே உள்ள உரை ஒரு image-ஆகவே இருக்கிறது — சிறியது, ஆனால் searchable அல்ல. மேலும் நீங்கள் கையால் per-image DPI அமைப்பதற்கு பதிலாக ஒரு preset-ஐத் தேர்ந்தெடுக்கிறீர்கள். ஒரு கோப்பை அனுப்பும் அளவுக்கு சிறியதாக்க, presets போதுமானவை.

ஒரு ஒப்பந்தத்தை print செய்யாமல் கையெழுத்திடுங்கள்

ஒரு client ஒரு service agreement அனுப்புகிறார். பழைய flow என்பது print செய்வது, pen-ஆல் கையெழுத்திடுவது, scan செய்வது, மீண்டும் email செய்வது. அது இருபது நிமிடங்களையும் ஒரு தாள் காகிதத்தையும் விழுங்குகிறது, மேலும் scan கோணலாக வருகிறது.

/edit-pdf-இல் ஒப்பந்தத்தைத் திறந்து, Sign-ஐக் click செய்து, உங்கள் கையெழுத்தை type செய்யுங்கள் அல்லது வரையுங்கள், அதை signature line-இல் வைத்து, download செய்யுங்கள். download படிநிலையில் மட்டுமே Google மூலம் sign in செய்யும்படி நீங்கள் கேட்கப்படுவீர்கள், அதற்கு முன் அல்ல. வெளியீட்டில் watermark இல்லை.

நேர்மையான வரம்பு, மேலும் இது சட்ட வேலைக்கு முக்கியம்: இது உங்கள் சொந்த கையெழுத்து image-ஐ page-இல் வைக்கிறது. இது ஒரு certificate-அடிப்படையிலான digital signature அல்ல — சில அரசு tenders அல்லது formal ஒப்பந்தங்கள் வேண்டும் வகையான, ஒரு சரிபார்க்கப்பட்ட identity-ஐயும் ஒரு tamper-proof trail-ஐயும் embed செய்யும் வகை. ஒரு அன்றாட client agreement-க்கு, ஒரு வைக்கப்பட்ட கையெழுத்துதான் பெரும்பாலானோர் பயன்படுத்துவது. ஒரு digital signature certificate-ஐ குறிப்பாக கோரும் ஒரு ஆவணத்துக்கு, உங்களுக்கு ஒரு dedicated e-sign service தேவைப்படும். சமர்ப்பிக்கும் நேரத்தில் நீங்கள் கண்டுபிடிப்பதைவிட இப்போதே உங்களிடம் சொல்வதையே நான் விரும்புகிறேன்.

ஒரு client-இன் Word கோப்பை சுத்தமான PDF-ஆக convert செய்யுங்கள்

ஒரு client அல்லது ஒரு vendor ஒரு .docx-ஐ email செய்கிறார் — ஒரு brief, ஒரு contract draft, ஒரு spec sheet — மேலும் அதை நீங்கள் forward செய்வதற்கு, archive செய்வதற்கு, அல்லது print செய்வதற்கு முன் ஒரு PDF-ஆக வேண்டும். raw Word கோப்பை forward செய்வது மேலே குறிப்பிட்ட அதே layout drift அபாயத்தை ஏற்படுத்துகிறது, மேலும் அடுத்த நபர் தற்செயலாக அதை edit செய்ய அனுமதிக்கிறது.

மீண்டும் /convert/word-to-pdf-ஐப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் சொந்த invoices-ஐக் கையாளும் அதே கருவி வேறு யாரோ உங்களுக்கு அனுப்பிய ஒரு கோப்பையும் கையாளுகிறது. அதை drop செய்யுங்கள், PDF-ஐ download செய்யுங்கள், நீங்கள் பார்ப்பதையே அவர்களும் பார்ப்பார்கள் என்ற நம்பிக்கையுடன் forward செய்யுங்கள்.

நேர்மையான வரம்பு: கோப்பில் embed செய்யப்படாத ஒரு அசாதாரண font-ஐ ஆவணம் பயன்படுத்தினால், converter ஒரு நெருங்கிய பொருத்தத்தை மாற்றாக வைக்கிறது, மேலும் spacing சற்று மாறக்கூடும். வணிக ஆவணங்களில் உள்ள பொதுவான fonts-க்கு — பெரும்பாலானோர் பயன்படுத்தும் defaults — இது அரிதாகவே ஒரு பிரச்சினை.

வணிக ஆவணங்களுக்கு இது ஏன் முக்கியம்

Invoices, contracts, மற்றும் bills சாதாரண கோப்புகள் அல்ல. அவை GST numbers, client பெயர்கள், தொகைகள், மற்றும் சில நேரம் bank விவரங்களையும் சுமக்கின்றன. நீங்கள் அவற்றை upload செய்த பிறகு அவை எங்கே செல்கின்றன என்பது எந்த இலவச கருவியிடமும் கேட்க வேண்டிய ஒரு நியாயமான கேள்வி.

docuconverter-க்கான பதில் தெளிவானது. உங்கள் கோப்பு upload செய்யப்படுகிறது, கருவி தன் வேலையைச் செய்கிறது, நீங்கள் முடிவை download செய்கிறீர்கள், மேலும் அதன் சுமார் 30 நிமிடங்களுக்குப் பிறகு கோப்பு server-இலிருந்து நீக்கப்படுகிறது. அது நீண்ட காலம் சேமிக்கப்படுவதில்லை, எதையும் train செய்ய பயன்படுத்தப்படுவதில்லை, ஒரு மூன்றாம் தரப்பிடம் ஒப்படைக்கப்படுவதில்லை. உங்கள் connection துண்டிக்கப்பட்டால் நீங்கள் மீண்டும் download செய்ய முடியும் என்பதற்காக 30-நிமிட சாளரம் இருக்கிறது, கோப்பு தங்கியிருக்க அல்ல.

அதன் மேல் சில நடைமுறை பழக்கங்கள்:

• உங்கள் முடிவை download செய்து, tab-ஐ மூடுவதற்கு முன் அது திறக்கிறது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். சாளரம் கடந்தவுடன், server நகல் போய்விடும்.
• bank விவரங்கள் உள்ள எதற்கும், ஒரு காகித ஆவணத்துக்கு நீங்கள் பயன்படுத்தும் அதே நம்பகமான channel வழியாக இறுதி PDF-ஐ அனுப்பவும்.
• ஒரு anonymous பயனராக தினசரி cap-ஐ நினைவில் கொள்ளுங்கள். உங்களுக்கு ஒரு பரபரப்பான invoicing நாள் இருந்தால், Google மூலம் sign in செய்வது சிறிய தினசரி வரம்பை உயர்த்துகிறது. card எதுவும் தேவையில்லை.

அதை ஒன்றாக இணைத்தல்

ஒரு யதார்த்தமான காலை: ஒரு client-இன் Word brief வருகிறது, அதை நீங்கள் PDF-ஆக convert செய்து forward செய்கிறீர்கள். நீங்கள் Word-இல் ஒரு quotation-ஐ உருவாக்கி, அதை PDF-ஆக convert செய்து, email செய்கிறீர்கள். Client agreement-இல் கையெழுத்திட்டு திருப்பி அனுப்புகிறார்; நீங்கள் editor-இல் உங்கள் பக்கத்தில் கையெழுத்திட்டு திருப்பி அனுப்புகிறீர்கள். மாத இறுதியில், உங்கள் accountant-க்காக bills-ஐ ஒரே கோப்பாக merge செய்து, ஒரே email-இல் பொருந்தும்படி அதை compress செய்கிறீர்கள். ஐந்து சிறிய வேலைகள், ஐந்து கருவிகள், install செய்ய software இல்லை, மேலும் சில நிமிடங்களில் செய்யும் வேலைக்கு subscription இல்லை.

அதுதான் முழு யோசனை — மாதாந்திர bill இல்லாமல் ஒரு சிறிய இந்திய வணிகத்தின் வழக்கமான document வேலைகளைக் கையாள்வது, மேலும் edges பற்றி நேர்மையாக இருப்பது, எனவே நீங்கள் send-ஐ அழுத்தும் தருணத்தில் ஒருபோதும் சிக்கிக்கொள்ள மாட்டீர்கள்.

கேள்விகளா? info@docuconverter.in-க்கு email செய்யவும்

Sheo