ভারতের সরকারি ফর্মের জন্য PDF সাইজ কমান

ভারতে যিনি কখনো অনলাইনে একটি সরকারি ফর্ম পূরণ করেছেন, তিনিই সেই আপলোড বক্সটি চেনেন। এটি একটি ছবি, একটি স্বাক্ষর, একটি মার্ক শিট, বা একটি সার্টিফিকেট চায়। তারপর জানায় যে ফাইলটি অনেক বড়। UPSC পোর্টাল হয়তো একটি ডকুমেন্ট ৩০০KB-তে ক্যাপ করে। SSC প্রায়ই একটি ছবি ৫০KB-র নিচে এবং স্বাক্ষর ৩০KB-র নিচে চায়। State PSC ও বিশ্ববিদ্যালয় ভর্তির ফর্ম নিজেদের সংখ্যা ঠিক করে, সাধারণত ১০০KB, ২০০KB, বা ১MB। আপনার ফাইল মাপে না বসা পর্যন্ত ফর্ম আপনাকে সাবমিট করতে দেবে না।

এই গাইডটি হলো ভারতে সরকারি ফর্মের জন্য কীভাবে PDF সাইজ কমাবেন তা নিয়ে, যাতে আপনি সেই ক্যাপগুলো পার করতে পারেন। এতে রয়েছে কীভাবে একটি টার্গেট সাইজ লক্ষ্য করতে হয়, কেন একটি ছবি ও একটি ডকুমেন্ট ভিন্নভাবে আচরণ করে, এবং কোন কোন ক্ষেত্রে আরও জোরে কম্প্রেস করাটা ভুল পদক্ষেপ।

এটি কী পারে এবং কী পারে না, সে সম্পর্কে একটি ছোট নোট

docuconverter ইমেজ রেজোলিউশন কমিয়ে, যেখানে সাহায্য করে সেখানে রঙকে গ্রেস্কেলে রূপান্তর করে, এবং এমবেডেড ফন্ট ছেঁটে একটি PDF ছোট করতে পারে। একটি সাধারণ ডকুমেন্টের জন্য বেশিরভাগ ফর্ম ক্যাপ পার করতে এটুকুই যথেষ্ট।

এটি একটি স্ক্যান করা পৃষ্ঠার ভেতরের টেক্সট পড়তে পারে না। কোনো OCR নেই, তাই একটি স্ক্যান করা ফর্ম এডিটযোগ্য Word-স্টাইল টেক্সটে পরিণত হয় না। এটি ফিল্ড মাস্ক বা ব্ল্যাক-আউট করতে পারে না, এবং যে পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত ফাইলের পাসওয়ার্ড আপনার কাছে নেই, সেটি খুলতে পারে না। আপনার ফাইল সার্ভারে প্রসেস করা হয় এবং ফলাফল ডাউনলোড করার প্রায় ৩০ মিনিট পরে মুছে দেওয়া হয়। কিছুই রাখা হয় না।

সরকারি পোর্টাল কেন এত ছোট ক্যাপ ঠিক করে

সরকারি আপলোড সীমা নকশার দিক থেকেই পুরোনো। এসব পোর্টালের অনেকগুলো বছরখানেক আগে তৈরি এবং শেয়ার্ড স্টোরেজে চলে যেখানে একসাথে হাজার হাজার আবেদনকারী আপলোড করেন। একটি ৫০KB ক্যাপ মোট লোড সামলানোর মতো রাখে। সংখ্যাটা খুব কমই আপনার ফাইল নিয়ে। এটি তাদের সার্ভার নিয়ে।

এজন্যই ক্যাপগুলো এলোমেলো মনে হয়। একটি পরীক্ষা চায় ৫০KB, পরেরটি চায় ২০০KB, আর তৃতীয়টি চায় ১MB-র নিচে। কোনো একক মান নেই, তাই বাস্তব দক্ষতা হলো আপনার সামনে যে সংখ্যাই থাকুক, সেটাতে পৌঁছানো।

ভারতে সাধারণ ক্যাপগুলোর একটি মোটামুটি ম্যাপ এবং প্রতিটি সাধারণত কীসের জন্য, তা এখানে দেওয়া হলো।

আপলোডের ধরন	সাধারণ ক্যাপ	এতে সাধারণত কী থাকে
পাসপোর্ট ছবি	২০KB থেকে ৫০KB	একটি হেডশট
স্বাক্ষর	১০KB থেকে ৩০KB	একটি স্ক্যান করা স্বাক্ষর
ফটো ID বা সার্টিফিকেট	১০০KB থেকে ৩০০KB	এক বা দুটি স্ক্যান করা পৃষ্ঠা
মার্ক শিট বা ডিগ্রি	২০০KB থেকে ৫০০KB	দুই থেকে চারটি পৃষ্ঠা
পূর্ণ ডকুমেন্ট সেট	১MB-র নিচে	কয়েকটি পৃষ্ঠা একসাথে

এগুলো সাধারণ রেঞ্জ, নির্দিষ্ট নিয়ম নয়। আপনি যে ফর্মটি পূরণ করছেন তাতে সঠিক সংখ্যাটা সবসময় পড়ে নিন।

ধাপে ধাপে: একটি টার্গেট সাইজে পৌঁছান

যেকোনো ক্যাপের জন্য মূল প্রবাহ একই। কম্প্রেস টুল খুলুন, আপনার PDF আপলোড করুন, একটি সেটিং বাছুন, এবং ডাউনলোড করার আগে ফলাফলের সাইজ দেখে নিন।

1. ফর্ম যে সঠিক ক্যাপ চায় তা নোট করুন। লিখে রাখুন: ৫০KB, ১০০KB, ২০০KB, বা ১MB।
2. আপনার PDF কম্প্রেস টুলে আপলোড করুন।
3. Recommended সেটিং দিয়ে শুরু করুন এবং স্ক্রিনে দেখানো পরের-সাইজটি দেখুন।
4. এটি যদি ইতিমধ্যে ক্যাপের নিচে থাকে, ডাউনলোড করুন। কাজ শেষ।
5. এটি যদি এখনো অনেক বড় হয়, Strong সেটিং চেষ্টা করুন এবং নতুন সাইজ দেখুন।
6. Strong যদি আপনাকে ক্যাপের নিচে নামিয়ে আনে এবং পৃষ্ঠা পড়ার মতো থাকে, ডাউনলোড করুন।

পরের-সাইজটি ডাউনলোড করার আগেই দেখানো হয়, তাই আপনাকে কখনো অনুমান করতে হয় না। ফাইলটি যদি ক্যাপের তুলনায় স্বচ্ছন্দে নিচে থাকে, সেখানেই থামুন। ১০০KB ক্যাপের জন্য ৯০KB-র একটি ফাইল ঠিক আছে। প্রয়োজনের চেয়ে ছোট করার জন্য কোনো পুরস্কার নেই, আর আরও জোর দিলে শুধু কোয়ালিটির খরচই হয়।

একটি ছবি ও একটি ডকুমেন্ট এক সমস্যা নয়

মানুষ যে সবচেয়ে বড় ভুলটা করে তা হলো প্রতিটি আপলোডকে একইভাবে দেখা। একটি ছবি ও একটি টেক্সট ডকুমেন্ট খুব ভিন্নভাবে কম্প্রেস হয়।

একটি ছবি হলো বিশুদ্ধ ইমেজ ডেটা। প্রতিটি পিক্সেল রঙ বহন করে। এটিকে ছোট করতে হলে আপনাকে ডিটেইল সরাতে, রেজোলিউশন কমাতে, বা রঙের পরিসর কমাতে হবে। ৫০KB-র নিচে একটি পাসপোর্ট ছবি স্বাভাবিক এবং তবু দেখতে ঠিকঠাক, কারণ একটি ছোট হেডশটের বেশি ডিটেইল লাগে না। এখানে নির্দ্বিধায় কম্প্রেস করুন।

একটি টেক্সট ডকুমেন্ট বেশিরভাগই ধারালো প্রান্ত: অক্ষর, রেখা, টেবিলের কিনারা। আপনি এটিকে অতিরিক্ত জোরে কম্প্রেস করলে সেই প্রান্তগুলো ঝাপসা হয়ে যায় এবং টেক্সট পড়া কঠিন হয়ে পড়ে। একটি পরিষ্কার টেক্সট PDF সাধারণত ঝামেলা ছাড়াই ১০০KB থেকে ২০০KB-তে পৌঁছাতে পারে। তার নিচে, প্রিভিউ মনোযোগ দিয়ে দেখুন, কারণ টেক্সটই সবার আগে ক্ষতিগ্রস্ত হয়।

একটি স্ক্যান করা ডকুমেন্ট মাঝখানে বসে এবং সবচেয়ে কঠিন কেস। একটি স্ক্যান আসলে একটি পৃষ্ঠার ছবি, তাই এটি যে টেক্সট দেখায় তার চেয়ে অনেক বেশি ডেটা বহন করে। এখানেই বেশিরভাগ মানুষ আটকে যায়, এবং নিচে এর নিজস্ব একটি সেকশন আছে।

৫০KB যখন সৎভাবেই সম্ভব নয়

এই অংশটাই বেশিরভাগ গাইড এড়িয়ে যায়। প্রতিটি ফাইল প্রতিটি টার্গেটে পৌঁছাতে পারে না।

আপনার কাছে যদি একটি ভারী কালার স্ক্যান থাকে, ধরুন পূর্ণ কালারে ৬০০ DPI-তে স্ক্যান করা একটি সার্টিফিকেট, তাহলে শুধু কম্প্রেস করে এটিকে ৫০KB-র নিচে নামানো সাধারণত এটিকে নষ্ট করে দেবে। টেক্সট পৃষ্ঠার ব্যাকগ্রাউন্ডে গুলিয়ে যায় এবং একজন রিভিউয়ার তা পড়তে পারেন না। সংখ্যাটা জোর করে মেলালে সেটা জয় নয়, যদি ফলাফল অপাঠ্য হওয়ার কারণে বাতিল হয়ে যায়।

সৎ সমাধান হলো ফাইলটি পুনর্নির্মাণ করা, আরও জোরে কম্প্রেস করা নয়। আপনার কাছে দুটি ভালো অপশন আছে।

• কম সেটিংসে আবার স্ক্যান করুন। মূল ডকুমেন্টটি ৬০০ DPI কালারের বদলে ২০০ DPI গ্রেস্কেলে আবার স্ক্যান করুন। একটি সাধারণ পৃষ্ঠার গ্রেস্কেল ২০০ DPI স্ক্যান শুরু থেকেই অনেক ছোট, প্রায়ই কয়েকশ KB, এবং এটি পরিষ্কারভাবে ক্যাপের দিকে কম্প্রেস হয় আর পড়ার মতো থাকে।
• গ্রেস্কেলে সেট করা একটি ফোন স্ক্যানার অ্যাপ ব্যবহার করুন। বেশিরভাগ ফোন স্ক্যানার অ্যাপ আপনাকে সাদা-কালো বা গ্রেস্কেল এবং একটি ছোট কোয়ালিটি লেভেল বাছতে দেয়। শুরু থেকেই গ্রেস্কেলে একটি পৃষ্ঠা স্ক্যান করলে কম্প্রেসর খোলার আগেই আপনাকে টার্গেটের কাছাকাছি নিয়ে যেতে পারে।

একটি গ্রেস্কেল ২০০ DPI পৃষ্ঠা সরকারি ফর্মের জন্য আদর্শ। এটি আঁটসাঁট ক্যাপ পার করার মতো ছোট এবং পঠনযোগ্য থাকার মতো ধারালো। একটি পূর্ণ কালার ৬০০ DPI স্ক্যান এর উল্টো: বড়, ধীর, এবং একটি সাদা-কালো সার্টিফিকেটের জন্য বাড়াবাড়ি।

একটি বাস্তবসম্মত টার্গেট টেবিল

প্রত্যাশা ঠিক করতে, প্রতিটি ধরনের ফাইলের জন্য আসলে কতটা সম্ভব তা এখানে দেওয়া হলো। কম্প্রেশন ফাইলের ভেতরে যা আছে তার চেয়ে ভালো করতে পারে না, তাই সর্বনিম্ন সীমা কন্টেন্টের উপর নির্ভর করে।

ফাইলের ধরন	বাস্তবসম্মত সবচেয়ে ছোট সাইজ	নোট
একটি হেডশট ছবি	২০KB থেকে ৫০KB	বেশিরভাগ ফটো ক্যাপের জন্য ঠিক আছে
পরিষ্কার টেক্সট PDF, কয়েক পৃষ্ঠা	১০০KB থেকে ২০০KB	ধারালো থাকে
২০০ DPI-তে গ্রেস্কেল স্ক্যান	১৫০KB থেকে ৪০০KB	ভালো ভারসাম্য
৬০০ DPI-তে কালার স্ক্যান	১MB ও তার বেশি	জোর না করে আবার স্ক্যান করুন

একটি ফর্ম যদি একটি ভারী কালার স্ক্যানে ৫০KB দাবি করে, উত্তর একটি শক্তিশালী প্রিসেট নয়। উত্তর একটি ভালো স্ক্যান।

ফাইল যদি তবুও না মাপে

কখনো কখনো ক্যাপ আর ফাইল সহজভাবে মেলে না, এমনকি আপনি সব কিছু ঠিকভাবে করার পরেও। কয়েকটি পদক্ষেপ সাধারণত কাজে দেয়।

• ডকুমেন্ট ভাগ করুন। অনেক ফর্ম একাধিক আপলোড বা প্রতি পৃষ্ঠায় আলাদা ফিল্ড গ্রহণ করে। একটি চার-পৃষ্ঠার সেট যা একটি ফাইল হিসেবে ২০০KB-র নিচে মাপে না, তা প্রায়ই দুটি ছোট ফাইল হিসেবে মাপে।
• প্রতি ফিল্ডে একটি পৃষ্ঠা আপলোড করুন। ফর্মে যদি ছবি, স্বাক্ষর, এবং সার্টিফিকেটের জন্য আলাদা বক্স থাকে, সেগুলোকে একটি PDF-এ মেলাবেন না। প্রতিটিকে ছোট রাখুন এবং তার নিজের বক্সের সাথে মেলান।
• উৎসটি আবার স্ক্যান করুন। উপরে যেমন বলা হয়েছে, একটি ফোলানো মূল ফাইলে যেকোনো পরিমাণ কম্প্রেশনের চেয়ে একটি নতুন গ্রেস্কেল ২০০ DPI স্ক্যান ভালো।

সবচেয়ে সাধারণ দুটি টার্গেটের জন্য, আগে থেকেই আরও গভীর ওয়াকথ্রু লেখা আছে। আপনার ক্যাপ যদি ১০০KB হয়, দেখুন ভারতে কীভাবে PDF ১০০KB-র নিচে কম্প্রেস করবেন। যদি এটি ১MB হয়, দেখুন কোয়ালিটি না হারিয়ে কীভাবে PDF ১MB-র নিচে কম্প্রেস করবেন।

যা মনে রাখবেন

সরকারি ফর্মের ক্যাপ ছোট এমন কারণে যেগুলোর আপনার ফাইলের সাথে কোনো সম্পর্ক নেই, এবং এগুলো এক পোর্টাল থেকে আরেকটিতে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়। দক্ষতা হলো সঠিক সংখ্যাটা পড়া এবং কোয়ালিটি লসে বাড়াবাড়ি না করে সেটাকে লক্ষ্য করা।

একটি ছবি জোরে কম্প্রেস করেও দেখতে ঠিকঠাক থাকতে পারে। একটি পরিষ্কার টেক্সট PDF নিরাপদে ১০০KB থেকে ২০০KB-তে পৌঁছাতে পারে। একটি ভারী কালার স্ক্যান প্রায়ই শুধু কম্প্রেশনে একটি আঁটসাঁট ক্যাপে পৌঁছাতে পারে না, এবং সেখানে সঠিক উত্তর হলো টেক্সট ভেঙে না পড়া পর্যন্ত একটি প্রিসেট ঠেলে দেওয়ার বদলে ২০০ DPI গ্রেস্কেলে আবার স্ক্যান করা।

docuconverter আপনাকে ডাউনলোড করার আগে ফলাফলের সাইজ দেখায়, প্রায় ৩০ মিনিট পরে সার্ভার থেকে আপনার ফাইল মুছে দেয়, এবং দিনে প্রথম কয়েকটি রূপান্তরের জন্য কার্ড চায় না। বেশিরভাগ মানুষকে এখানে যে আপলোড-বক্স সমস্যা নিয়ে আসে, তার জন্য সাধারণত এটুকুই যথেষ্ট।

প্রশ্ন আছে? info@docuconverter.in-এ ইমেইল করুন

Sheo