অনলাইনে ফ্রিতে PDF ফর্ম কীভাবে পূরণ করবেন (দুই ধরনের ফর্মই)

বেশিরভাগ মানুষ একটি PDF ফর্মে একই দেয়ালের মুখোমুখি হয়। তারা এটি খোলে, একটি ফাঁকা লাইনে ক্লিক করে, এবং কিছুই হয় না। কার্সারটি সেখানে যেতে চায় না যেখানে উত্তরটা যাওয়া উচিত। কখনো টাইপ করা কাজ করে; বেশিরভাগ সময় করে না। পার্থক্যটা নির্ভর করে আপনার আসলে কোন ধরনের PDF ফর্ম আছে তার উপর, এবং একবার সেটা জানলে, এটি পূরণ করা সহজ হয়ে যায়।

এই গাইড দুই ধরনের PDF ফর্ম ব্যাখ্যা করে, তারপর একটি পদ্ধতি দেখায় যা দুটোতেই কাজ করে। আগে পরিসর নিয়ে একটি সংক্ষিপ্ত নোট: docuconverter-এর এডিটর আপনাকে পৃষ্ঠার উপরে টেক্সট ও একটি স্বাক্ষর বসাতে দেয়। এটি ছাপা টেক্সট পড়ে বা বের করে না, এবং এটি OCR চালায় না। সেই ওভারলে পদ্ধতিটাই স্ক্যান সহ যেকোনো ফর্ম পূরণের নির্ভরযোগ্য উপায়, এবং এই গাইড সেটার মধ্য দিয়েই নিয়ে যায়।

দুই ধরনের PDF ফর্ম

১. ইন্টারঅ্যাকটিভ ফর্ম (AcroForm)

একটি ইন্টারঅ্যাকটিভ PDF-এর ভেতরে সত্যিকারের ফর্ম ফিল্ড তৈরি করা থাকে। নির্মাতা নাম, তারিখ, ঠিকানা, ইত্যাদির জন্য ক্লিকযোগ্য বাক্স যোগ করেছেন। আপনি যখন একটিতে ক্লিক করেন, একটি কার্সার আসে এবং আপনি টাইপ করতে পারেন। এগুলো সহজগুলো। ব্যাংক অ্যাকাউন্ট-খোলার ফর্ম, কিছু সরকারি আবেদন, এবং সুনির্মিত অফিস টেমপ্লেট প্রায়ই ইন্টারঅ্যাকটিভ।

আপনি সাধারণত দুই সেকেন্ডের মধ্যে বুঝতে পারেন। একটি ফাঁকা ফিল্ডে ক্লিক করুন। যদি একটি টেক্সট কার্সার ব্লিঙ্ক করে এবং আপনি টাইপ করতে পারেন, ফর্মটি ইন্টারঅ্যাকটিভ। যদি কিছুই না হয়, এটি দ্বিতীয় ধরনের।

২. ফ্ল্যাট ফর্ম (স্ক্যান ও ছাপা পৃষ্ঠা)

একটি ফ্ল্যাট ফর্ম স্রেফ একটি পৃষ্ঠার ছবি। কেউ একটি ফর্ম প্রিন্ট করেছে, এর অংশ পূরণ করেছে বা ফাঁকা রেখেছে, এটি আবার PDF-এ স্ক্যান করেছে, এবং পাঠিয়ে দিয়েছে। কম্পিউটারের কাছে, পুরো পৃষ্ঠাটা একটি ছবি। ক্লিক করার মতো কোনো ফিল্ড নেই। টাইপ করার মতো কিছু নেই, কারণ লাইন ও বাক্সগুলো ছবিরই অংশ, সত্যিকারের ইনপুট এলাকা নয়।

এই ধরনটাই মানুষকে সবচেয়ে বেশি হতাশ করে, কারণ এটি একটি ফর্মের মতো দেখায় কিন্তু একটি ছবির মতো আচরণ করে। ভর্তির ফর্ম, KYC শিট, এবং একটি স্ক্যানার বা একটি ফটোকপিয়ারের মধ্য দিয়ে যাওয়া বেশিরভাগ ডকুমেন্ট এখানে পড়ে।

একটি পদ্ধতি যা দুটোই পূরণ করে

এখানেই কাজের অংশ। আপনার কোন ধরনের ফর্ম আছে তা শনাক্ত বা অনুমান করার দরকার নেই, কারণ একই পদ্ধতি দুটোই সামলায়। docuconverter-এর এডিটরে আপনি যেখানে একটি উত্তর যাওয়া উচিত সেখানে একটি টেক্সট বক্স বসান, এতে টাইপ করেন, এবং টেক্সটটি পৃষ্ঠার উপরে বসে। একটি স্বাক্ষরের জন্য আপনি একই কাজ করেন। এটি ইন্টারঅ্যাকটিভ ফর্মে কাজ করে, এবং ফ্ল্যাট স্ক্যানে এটাই একমাত্র জিনিস যা কাজ করে।

তাই সৎ, সর্বজনীন পদ্ধতিটা হলো: ফর্মটি খুলুন, যেখানে দরকার সেখানে টেক্সট বসান, ফর্ম চাইলে একটি স্বাক্ষর যোগ করুন, এবং একটি পূরণ-করা কপি সেভ করুন। আপনি কোন ধরনের ফর্ম দিয়ে শুরু করেছিলেন তা যাই হোক, ফলাফল একটি পরিষ্কার, পূরণ-করা PDF।

ধাপে ধাপে

এখানে docuconverter-এর এডিটরে পূর্ণ ধারাক্রম।

1. এডিটর খুলুন এবং আপনার PDF ফর্ম আপলোড করুন। বেনামি ব্যবহারকারীরা সাইন-ইন প্রম্পটের আগে দিনে কয়েকটি ফ্রি কাজ পান, এবং কোনো কার্ড লাগে না।
2. আপনার পূরণ করতে হবে এমন প্রথম ফাঁকা জায়গাটা দেখুন। উত্তরটা যেখানে শুরু হওয়া উচিত সেখানে ক্লিক করুন।
3. একটি টেক্সট বক্স বসান এবং উত্তর টাইপ করুন — আপনার নাম, একটি তারিখ, একটি ঠিকানা, একটি অ্যাকাউন্ট নম্বর। বক্সটি সরান যাতে টেক্সট লাইনের উপরে বা নিচে না হয়ে লাইনে বসে।
4. প্রতিটি ফিল্ডের জন্য পুনরাবৃত্তি করুন। ফন্ট সাইজ সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখুন যাতে পূরণ-করা ফর্মটি জোড়াতালির বদলে পরিপাটি দেখায়।
5. চেকবক্সের জন্য, আপনি যে বক্সটি বাছতে চান তার উপর একটি "X" বা একটি টিক চিহ্ন সহ একটি ছোট টেক্সট বক্স বসান।
6. ফর্মের যদি একটি স্বাক্ষর দরকার হয়, স্বাক্ষর লাইনের উপরে আপনার স্বাক্ষর যোগ করুন। স্বাক্ষর নিয়ে আরও বিস্তারিত স্বাক্ষর গাইডে আছে।
7. পুরো পৃষ্ঠাটি একবার দেখুন। নিশ্চিত করুন কিছুই একটি ছাপা লেবেলের সাথে ওভারল্যাপ করছে না এবং প্রতিটি উত্তর পড়ার যোগ্য।
8. পূরণ-করা কপিটি সেভ ও ডাউনলোড করুন।

একই আটটি ধাপ প্রযোজ্য, অন্তর্নিহিত ফর্মে ক্লিকযোগ্য ফিল্ড থাকুক বা এটি একটি ফ্ল্যাট স্ক্যান হোক। একটি ফ্ল্যাট স্ক্যানে, উপরে টেক্সট বসানোই একমাত্র পথ, তাই এটি কোনো ফাঁকিবাজি নয় — এটাই পদ্ধতি।

মূলটি না বদলে একটি পূরণ-করা কপি সেভ করা

একটি ছোট অভ্যাস যা পরে ঝামেলা বাঁচায়: ফাঁকা মূলটি রেখে দিন। আপনি যখন এডিটর থেকে ডাউনলোড করেন, আপনি একটি নতুন পূরণ-করা ফাইল পান। আপনি যে পৃষ্ঠাটি আপলোড করেছিলেন তা আপনার দিকে জায়গায় এডিট হয় না, তাই আপনার মূল ফাঁকা ফর্মটি যেমন ছিল তেমনই থাকে। আপনি যদি একই ধরনের ফর্ম প্রায়ই পূরণ করেন — যেমন একটি মাসিক রিইম্বার্সমেন্ট শিট — একটি পরিষ্কার ফাঁকা রাখুন এবং প্রতিবার একটি নতুন কপি পূরণ করুন।

গোপনীয়তার দিকে, আপনি ডাউনলোড করার ৩০ মিনিট পরে সার্ভার থেকে ফাইল মুছে দেওয়া হয়। পূরণ-করা কপিটি এরপর আপনার নিজের ডিভাইসে থাকে। আপনার যদি পরে আবার ফর্মটি দরকার হয়, আপনি এটি আবার আপলোড করেন; নকশা অনুযায়ী সার্ভারে আপনার জন্য কিছুই রাখা হয় না।

সাধারণ ফর্মের ধরন ও টেক্সট কোথায় যায়

ওভারলে পদ্ধতি সর্বত্র একই, কিন্তু কয়েকটি সাধারণ ভারতীয় ফর্মের ধরনের নিজস্ব ছন্দ আছে।

ভর্তির ফর্ম। প্রায়ই একটি ছবির বাক্স ও দাগ-টানা লাইন সহ একটি স্ক্যান করা পৃষ্ঠা। প্রতিটি লাইনে টেক্সট বসান, এবং ছবির বাক্সটি ছেড়ে দিন — প্রতিষ্ঠান একটি ডিজিটাল ছবি অনুমোদন করলে আলাদাভাবে একটি ছবি পেস্ট করুন, না করলে প্রিন্ট করে সংযুক্ত করুন। ফর্ম যে তারিখ ফরম্যাট চায় সেটা রাখুন।

KYC ফর্ম। সাধারণত একটি নাম বা একটি অ্যাকাউন্ট নম্বরের প্রতিটি অক্ষরের জন্য আঁটোসাঁটো বাক্স সহ ফ্ল্যাট স্ক্যান। ছোট টেক্সট বক্স বসান এবং সেগুলো সাবধানে সারিবদ্ধ করুন। এখানে সময় নিন, কারণ একটি KYC ফর্মে একটি ভুল-পড়া অঙ্ক মানে একটি প্রত্যাখ্যাত আবেদন।

ঘোষণা ফর্ম। বেশিরভাগই টেক্সট, নিচে একটি স্বাক্ষর ও তারিখ সহ। উত্তরগুলো বসান, তারপর তারিখ, তারপর স্বাক্ষর লাইনে স্বাক্ষর। লাইনের উপর পরিপাটিভাবে বসানো একটি স্বাক্ষর সহ একটি ঘোষণা ইচ্ছাকৃত মনে হয়, পেস্ট-করা নয়।

রিইম্বার্সমেন্ট ফর্ম। পরিমাণ ও তারিখের টেবিল। প্রতিটি সংখ্যা তার সেলে বসান এবং ফন্ট আঁটার মতো যথেষ্ট ছোট রাখুন। মোট, তারিখ, এবং স্বাক্ষর যোগ করুন। আপনি যদি প্রতি মাসে একটি জমা দেন তবে আগে একটি ফাঁকা কপি সেভ করুন।

স্বাক্ষর নিয়ে একটি নোট

এই অংশটা সরল ও তথ্যনির্ভর রাখুন। docuconverter আপনাকে স্বাক্ষর লাইনের উপরে একটি স্বাক্ষর ছবি বসাতে দেয়, ঠিক যেভাবে আপনি টেক্সট বসান। একটি বসানো স্বাক্ষর গ্রহণযোগ্য কিনা তা প্রাপকের উপর নির্ভর করে — কিছু অফিস একটি PDF-এ একটি টাইপ-করা বা আঁকা স্বাক্ষর গ্রহণ করে, অন্যরা একটি ছাপা পৃষ্ঠায় একটি ভেজা-কালির স্বাক্ষর চায়। এটা প্রাপকের নিয়ম বলার, আমার সিদ্ধান্ত নেওয়ার নয়। সন্দেহ হলে, জমা দেওয়ার আগে অফিসকে জিজ্ঞেস করুন তারা কী গ্রহণ করে।

দ্রুত পুনরাবৃত্তি

দুই ধরনের PDF ফর্ম আছে। ইন্টারঅ্যাকটিভগুলো আপনাকে ক্লিক করে টাইপ করতে দেয়। ফ্ল্যাট স্ক্যান ছবি এবং দেয় না। আপনাকে এদের আলাদা করতে হবে না, কারণ পৃষ্ঠার উপরে টেক্সট ও একটি স্বাক্ষর বসানো দুটোই পূরণ করে, এবং একটি স্ক্যানে এটাই একমাত্র পদ্ধতি যা কাজ করে। ফর্মটি খুলুন, আপনার উত্তরগুলো বসান, দরকার হলে একটি স্বাক্ষর যোগ করুন, পৃষ্ঠাটি দেখুন, এবং একটি পূরণ-করা কপি ডাউনলোড করুন। মূল ফাঁকাটি অস্পর্শিত থাকে, এবং আপনি ডাউনলোড করার আধা ঘণ্টা পরে পূরণ-করা ফাইলটি সার্ভার থেকে মুছে দেওয়া হয়।

একটি ফর্ম যদি আপনার প্রত্যাশামতো আচরণ না করে — একটি ফিল্ড যা ক্লিকযোগ্য মনে হয় কিন্তু নয়, বা একটি স্ক্যান যা বাঁকা হয়ে আসে — support@docuconverter.in-এ ফাইল বা একটি বিবরণ সহ ইমেইল করুন এবং আমি পথ বের করতে সাহায্য করব।

Sheo